为进一步加强对学生会文件档案的管理，建立和完善学生会档案管理体系，促进学生会档案管理工作系统化、规范化，提高学生会工作效率和服务质量，优化学生会工作机制，依据《广西体育高等专科学校学生会制度汇编》，特制定本条例。

第一章 书面文件档案管理办法

第一条 存档

（一）红头文件：团委文件、学生会文件刊印前必须经过团委老师授权由办公室值班人员进行登记（登记内容包括文件名称、文件编号、刊印数量、经办人姓名）、存档；文件下发事宜交由办公室办理，并预留一份在办公室存档。

（二）普通文件： 学生会内部或与学生会相关的所有文件必须在秘书处存档一份，由办公室值班人员及时登记（登记内容包括文件名称、登记时间、经办人姓名），并及时存放到相应的档案盒中。

（三）所有文件格式须统一按照秘书处制定的文件输出格式标准，否则不予存档。违反此项规定者，秘书处有权提请主席团追究当事人责任。

（四）因未存档、未及时存档或未按照规定程序存档的文件以及由此引发的不良后果，由相应部委承担责任。

（五）需要存档的文件包括上级文件、团委文件、学生会文件，学生会各部委的活动策划书、工作计划、工作总结、工作月报；日常通知、邀请函、由指导老师签字同意的获奖名单、省级以上获奖证书副本和秘书处内部文件等。

（六）举办的各项活动须在活动结束后三日之内将与活动相关的所有文件材料装订成册上交一份到秘书处进行存档。存档文件材料包括活动策划书、通知、报名表、赞助协议书、节目单、请柬、活动总结等，具体文件材料视实际情况而定。

第二条 借阅

（一）学生会主席、副主席、部部长以上（包含副部）的学生干部及秘书处内部人员具有借阅资格，其他人员须持有效证明方可办理借阅手续。

（二）办理借阅手续时，由秘书处人员负责登记（登记内容包括借阅文件名称、借阅人姓名、借阅时间、经办人姓名），其他人员不经授权不得私自登记，否则当次登记无效，并由秘书处提请主席团追究相应责任。

（三）自借阅日期开始，三天之内必须归还，并由秘书处人员办理归还登记；如有特殊情况不能及时归还，须向秘书处说明理由并办理续借登记；逾期无故不还或遗失文件无法归还者，由秘书处上报主席团并追究相应责任。

（四）任何人不得以任何理由随意毁坏、修改、转借、涂抹、遗失学生会任何文件，一经查证，由秘书处上报主席团并追究相应责任。

第二章 电子文件档案管理办法

第一条 存档

（一）办公室电脑，由秘书处统一管理并整理档案管理系统。

（二）不允许将个人文件夹或与学生会工作无关的任何文件存放到档案管理系统中，一经查证，立即删除，并由秘书处提请主席团追究当事人责任。

第二条 查阅

（一）学生会部长级以上享有阅览学生会电子文档案的权利。

（二）在查阅学生会电子文档时，任何人不得随意移动、修改、删除、损坏学生会电子文档系统中的任何文件；对于不遵守规定导致文件变动、遗失者，由秘书处上报主席团追究当事人及所在部委责任。

第三章 附 则

第一条 学生会文件、各部门文件必须分成书面文件、电子文件两类 进行及时存档。

第二条各部门要认真学习、切实贯彻、积极履行本条例；本条例若有不完善之处，各部门可以向主席团或秘书处及时反馈。

第三条校学生会秘书处享有对本条例的最终解释权。

第四条本条例自公布之日起生效。